Exemple de procédure d`archivage des documents

La stratégie idéale consiste à placer chaque photographie, négatif, diapositive ou document dans une enceinte séparée afin de réduire le contact abrasif et les interactions chimiques entre les articles. La haute température et l`humidité causent la détérioration chimique et favorisent également la croissance du moule et du mildiou. Si le mois et le jour sont inconnus, ceux-ci sont laissés de côté. Certains principes sont utiles, mais ceux-ci peuvent être modifiés pour des situations particulières. Si vous faites des choses telles que suivre systématiquement les conventions d`appellation strictes, par exemple, les documents seront beaucoup plus faciles à trouver. Les diaporamas historiques des photographies de famille zoomaient souvent pour montrer les détails dans de petites sections d`une image. Plusieurs facteurs sont généralement considérés et la priorité est donnée aux éléments qui sont élevés sur la plupart ou la totalité des facteurs. La première ligne de défense pour la sécurité des documents est de sécuriser physiquement les locaux de l`entreprise eux-mêmes. Les entreprises peuvent également avoir besoin ou vouloir investir dans d`autres dispositifs de sécurité, tels que des barres de fenêtre/grilles, des caméras de sécurité et/ou des services de patrouille. Le lecteur externe dans le coffre-fort est mis à jour chaque semaine lorsque de nombreux changements sont effectués et moins fréquemment à d`autres moments. Toutefois, une enveloppe en plastique peut confiner les gaz qui sont libérés par l`article et cela peut être préjudiciable pour les éléments tels que la plupart des négatifs noirs et blancs des années 1900. Cependant, il est difficile de prédire quelles utilisations seront faites des photographies sur une période de 50 ans. Certaines personnes hésitent peut-être à donner des articles à une organisation historique parce qu`ils veulent un objet tangible à tenir dans leurs mains.

Droits légaux. Les images maîtresses conservées dans les Archives historiques peuvent provenir initialement d`un scanneur ou d`un appareil photo numérique. Par exemple, une copie optimisée pour l`impression peut être conservée, ainsi qu`une copie optimisée pour l`affichage sur Internet. Cela réduit les voyages à la Banque et assure également qu`il ya toujours une copie dans la Banque. La priorité la plus élevée est de maintenir des températures inférieures à 75 ° F et une humidité relative inférieure à 60%. Vous pouvez passer tout le temps que vous voulez créer des mots de passe et crypter des fichiers dans une tentative de protéger vos fichiers électroniques, mais il n`a pas d`importance si quelqu`un peut simplement se promener et de voler votre ordinateur et l`accompagnement du disque dur. D`autres informations sont ajoutées à la date pour spécifier le nom de fichier de manière unique. Cependant, si les contraintes de coût et/ou de temps empêchent l`utilisation de ces méthodes, alors faites simplement le meilleur que vous pouvez pour archiver les photographies. D`autres dossiers peuvent également être utiles, comme pour les enregistrements audio. Acdée le 22 mai 2011 à partir de http://www. Pour ceux qui n`ont pas les ressources pour les coffres contrôlés par l`environnement, des compromis doivent être faits. Cette question est particulièrement pertinente pour une collection familiale après que des images numériques d`archives ont été faites qui serviront pratiquement toutes les fins.

Si votre entreprise est comme la plupart, n`oubliez pas d`inclure si oui ou non le fichier sera sur votre système informatique, un serveur interne, dans le nuage, ou, si sous forme papier, classé dans un emplacement physique comme un classeur. Ces deux étapes simples compresseront tous les fichiers dans votre dossier Mes documents dans un fichier. Vous devez également savoir comment vous allez archiver les documents. Les inclure dans un projet peut entraîner l`obtention d`informations utiles à l`avenir. Vérification ponctuelle sur une base régulière pour vérifier si des fichiers particuliers peuvent être facilement trouvés et de se prémunir contre les fausses déclarations.



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